faq

Mogelijk dat de coach niet is aangevinkt bij de locatie of afspraaktype. De locatie en afspraaktype vind je onder praktijkinstellingen. Bij wijzigingen altijd kiezen voor opslaan.

Afspraaktype:

Instellingen –> praktijk –> agenda –> rechts onder –> potloodje bij afspraaktype

Locatie:

Instellingen –> praktijk –> locatie- –> potloodje

Standaard krijgt de cliënt per tijdsblok enkel de eerstvolgende beschikbare optie te zien. Wil je dat alle beschikbare opties zichtbaar zijn, dan kan je dit aanpassen via Praktijkinstellingen → Agenda → Afspraakinstellingen.

Heb jij je agenda al zichtbaar gemaakt in je privé agenda?

Gebruik de kalenderstream om jouw afspraken ook in je privé agenda zichtbaar te maken.

Je vindt de kalenderstream onder “coach instellingen “ en dan “algemene instellingen”. Klik op openen en voeg toe aan je agenda app. Werk je met een webbased agenda, dan kan je de url kopiëren en toevoegen als een externe agenda in je mail systeem. Kijk naar de handleiding van jouw privé agenda als je niet weet hoe je een externe agenda kunt toevoegen.

De interval van gegevens ophalen is afhankelijk van je privé agenda.

Je hebt voor deze optie afspraaktypen nodig waarbij is aangevinkt dat het een video call is.  Je maakt de afspraaktype aan onder instellingen –> praktijk –> agenda –> plus knop onderin.

Plan een afspraak in de agenda in en zorg dat je een ‘online’ afspraak type kiest.

Als je op de afspraak klikt, zie je rechtsboven  de knop ‘videobellen’. Deze optie werkt rondom het tijdstip van de afspraak.

Let op: als je je agenda wilt openen tijdens het video bellen, kies dan met rechtermuis voor openen in nieuwe venster of nieuw tabblad. Doe je dit niet, dan opent het systeem de agenda in jouw venster waarin je aan het video bellen bent. LET OP: dit is niet mogelijk in je praktijksoftware. Je kan het beste videobellen in een browser.

De cliënt krijgt 24 uur voor de video afspraak een balk met button op zijn dashboard om verbinding te maken. 10 minuten voor de tijd kan er een verbinding worden opgezet. Geef toestemming voor het gebruik van uw camera en microfoon als deze melding verschijnt. Wacht tot uw coach er is.

• Android mobiel: gebruik bij voorkeur chrome
• Apple mobiel: gebruik bij voorkeur safari
• Windows laptop of pc: gebruik bij voorkeur chrome
• Macbook: gebruik bij voorkeur chrome

Indien je cliënt gebruik maakt van de smartphone, dan kan je geen scherm delen om bijvoorbeeld een powerpoint te laten zien.

Hieronder de handleiding van de Nutriportal agenda, secretariaat account:

Het secretariaat krijgt een email van NutriPortal. Met de link in de mail van NutriPortal (kan ook in spam map terecht zijn gekomen) kan er een wachtwoord worden aangemaakt.

Indien de link niet meer geldig is, dan kan er met “wachtwoord vergeten” op de site: https://www.nutriportal.eu/login een nieuwe link toegestuurd worden.

Afspraak inplannen voor een eerste gesprek:

Ga naar https://XXXXX.nutriportal.eu/login —> Let op kies de url van de praktijk, dus XXX is ingevuld door de praktijk of naam van je professional.
Ze de url op je bureaublad of maak er een bladwijzer van in je webbrowser.

Login met: Email adres
Zelf gekozen wachtwoord.
(let op: je kan de twee Staps verificatie aanzetten onder profiel)

Ga in het menu naar “afspraken”.

Is er 1 professional in deze portal praktijk, dan zie je direct zijn/haar agenda (zie de oranje balk). Zijn er meerdere professionals, dan selecteer je de juiste professional m.b.v. de filter rechts onderin .

Selecteer de coach (groen maken) bij wie je een afspraak wilt plannen en klik daarna op sluiten (rechts onderin)

De “openingsuren” van de locatie waar je als secretariaat rechten op hebt zijn zichtbaar. Dit zie je aan de achtergrond kleur. De gele notitie-afspraken zijn ook zichtbaar, maar zonder details.

Door te klikken in de agenda op het juiste tijdstip kan er een nieuwe afspraak worden ingepland.

Naam en locatie zijn al ingevuld. Kies ook een afspraaktype. Deze zijn door de professional zelf aangemaakt, dus bij twijfel neem je toch best contact op met de professional.

Kies “naar cliënt”

Bij een eerste afspraak zal de patiënt waarschijnlijk nog niet in NutriPortal staan. Om snel een afspraak te plannen kan de afspraak genoteerd worden met het email-adres van de patiënt in het onderste grijze vak (“bestaat de client” uitzetten). Door met een email adres te noteren zorgt ervoor dat de patiënt een afspraak bevestiging ontvangt. Type bij opmerking wat extra informatie, zoals naam (indien dit niet duidelijk in de email staat), telefoonnummer en reden van afspraak.

Indien patiënt geen email adres heeft, dan kan er “zijnnaam”@example.com  worden ingevuld. Deze email wordt verder niet gebruikt. Let op: client ontvangt dan dus ook geen bevestiging.

Als de cliënt al wel bekend is in het systeem, dan kan je deze opzoeken. Type een gedeelte van de naam of email in. Het systeem gaat de cliënten zoeken. Klik dan op het uitklaplijstje “selecteer client” om de juiste persoon aan te duiden.

In de laatste stap kan genoteerd worden wat de reden is van de afspraak en het telefoonnummer van de patiënt.

Klik altijd op opslaan!

De professional ontvangt ook een notificatie email als je deze afspraak boekt.